Distanciamiento y sostenibilidad en la “nueva normalidad” de los eventos

Distanciamiento, digitalización y sostenibilidad en la “nueva normalidad” de los eventos

En estas difíciles circunstancias, las restricciones como el confinamiento y el distanciamiento han afectado tanto a nuestro sector MICE que podría parecer una venganza de la madre tierra sobre una actividad que tiene un gran impacto medioambiental: la organización de eventos. Este es tiempo de solidaridad, de ayudarnos los unos a los otros, y si algo tiene bueno, es el pequeño avance involuntario que hemos hecho con la confinación obligada en favor del medio ambiente.

Sin duda queda un tiempo hasta que podamos volver organizar eventos presenciales, un tiempo valioso en el que podemos pensar cómo organizar mejores eventos en la nueva normalidad, que se planificarán con un mayor distanciamiento sin duda, y por qué no, también más sostenibles.

Distanciamiento

En los primeros eventos, veremos una distancia obligada de 2 metros entre participantes, en las cabinas de interpretación y en los controles técnicos, espacios marcados y regulados con reducciones de aforo que dejarán los espacios para eventos a un 40% de su máxima capacidad habitual, de media. Tendremos que separar los espacios con mamparas, y distribuir mascarillas y geles desinfectantes.

Desinfección

Dentro de los presupuestos tendremos que pensar en diversos métodos de desinfección de instalaciones y accesos, en los elementos que los asistentes o ponentes puedan manipular, y gestión de resíduos delicados como mascarillas y material desechable o como las esponjillas de los micrófonos.

Controles de temperatura

Sí, nos controlarán como a chinos. Una décima de más y no podemos entrar, en beneficio de todos.

El impacto no sólo es wow en los eventos, también es medioambiental

Sí, reconocemos la triste realidad: es difícil reducir el impacto de un evento en el entorno sin afectar a su esencia. Pero podemos empezar por hacer pequeños cambios en muchos aspectos organizativos para poner nuestro granito de arena para un futuro con eventos más respetuosos con el medio ambiente.

Ahora que los cielos en las grandes ciudades desiertas son más claros que nunca, puede ser el mejor momento para enfocarnos en la asignatura pendiente que hemos tenido durante años: la sostenibilidad.

¿Cómo podemos hacer para que nuestros eventos sean más sostenibles?

Reducción de los resíduos generados en los eventos

Es hora de comprometernos con la calidad y la sostenibilidad, con las personas y con nuestro planeta, ayudar entre todos a cuidar el entorno, y ayudar a nuestros clientes ser también más sostenibles mediante el uso de nuestros servicios.

Obteniendo las certificaciones de Calidad y Gestión Ambiental ISO 9001 e ISO 14001, nos obligamos y comprometemos a gestionar nuestros resíduos, prevenir los riesgos y proteger el medio ambiente estableciendo políticas para conservar los recursos y reducir los resíduos que generamos con nuestra actividad, por ejemplo en la construcción de escenografía y stands.

Escenografía respetuosa con el medio ambiente

El 90% de los materiales convencionales que se utilizan para la escenografía y la construcción de stands en los eventos no se reciclan. Pero ahora podemos acceder a una alternativa modular para realizar escenografías, stands y cualquier tipo de construcción efímera para eventos con diseños exclusivos e impactantes, pero que sean sostenibles y reutilizables, una solución de coste reducido, rápido montaje y un gran ROI.

  • Facilidad en el montaje y el transporte

Estos materiales escenográficos destacan por su durabilidad y versatilidad, y son tan sencillos de montar que reducen drásticamente los tiempos de montaje y desmontaje.

  • Reutilización de materiales

La base de estos sistemas está hecha de marcos de aluminio reciclado, ya que la extracción de las materias primas para la fabricación de aluminio es bastante contaminante, pero sin embargo es un material que puede ser reutilizado de manera indefinida. Una vez fabricado en marco de aluminio, de este tipo de sistemas modulares, recuperables y reutilizables, puede recubrirse con cualquier “piel” para adaptarse a tu identidad corporativa.

Con este sistema modular podemos realizar diseños increíbles y los recubrimos con textiles reutilizables e impresos con tintas sostenibles o mejor aún, con pantallas de LED digitales, o una combinación de ambas. Las telas impresas, pueden reutilizarse muchísimas veces, pudiendo adaptar la inversión a múltiples eventos, y minimizando los resíduos.

Paperless

Muchos servicios digitales como streaming y apps interactivas digitales que te ayudarán con muchos procesos ofreciendo información e interacción inmediata a los asistentes

Streaming

Evitaremos el transporte de muchas personas y enorme impacto sobre la huella de carbono que tiene, si organizas eventos simultáneos en diversas localizaciones, que pueden conectarse por streaming. Además, esta será la manera de poder ajustarnos a los aforos reducidos de los espacios para eventos, y de que las personas que no estén inmunizadas o sean más vulnerables puedan participar sin ningún problema. 

¿Te gustaría realizar un evento Sostenible?

5 claves para organizar mejores eventos virtuales

Usuario en un evento virtual

Las crisis son el momento perfecto para innovar. Una vez nos hemos levantado viendo pajaritos tras el KO técnico que nos ha producido el Coronavirus, estamos empezando a levantar la cabeza para ver en qué dirección tenemos que correr cuando tengamos capacidad de movimiento.

Está claro que esta es una gran oportunidad de mejorar nuestros procesos, avanzar en la digitalización de nuestras compañías, y afianzar tanto el teletrabajo como la interacción en remoto, porque ahora, no tenemos más remedio que adaptarnos rápido a las nuevas circunstancias.

Pero tenemos que pensar a largo plazo: ¿Qué va a pasar después?

Es casi seguro que vamos a estar una temporada con múltiples restricciones que afectarán a nuestra manera de relacionarnos, movernos, reunirnos y por supuesto, a la capacidad que tendremos para organizar eventos.

Aquí es donde los eventos virtuales, y los eventos híbridos (que combinan público presencial con asistentes virtuales), van a tener una mayor utilidad, no sólo por la capacidad de llevar una presentación a cientos o miles de asistentes en remoto, sino porque además, pueden integrar otras dinámicas de interacción como chats, redes sociales, votación interactiva, encuestas y mucho contenido adicional para enriquecer la experiencia del usuario y hacer que la comunicación sea realmente bidreccional.

Sabemos que utilizar streaming para hacer eventos virtuales como presentaciones de producto, webminars, o formaciones tiene sin duda muchas ventajas, tantas, que durante años hemos temido su proliferación como un preludio del fin del reinado de los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo vale en este campo de la comunicación digital en eventos. Hay cinco aspectos que debemos tener muy en cuenta si queremos asegurar el éxito nuestros eventos virtuales:

1. Usa un sistema profesional

Esta es la base. Utiliza un buen proveedor técnico y asegúrate que todos los puntos que intervienen tienen suficiente conectividad, con suficiente capacidad en las líneas dedicadas para el evento, y que tienen posibilidad de facilitarte las estadísticas de la conexión.

2. Comunica tu evento antes y después de su celebración

Es importante realizar una buena comunicación previa para que tus asistentes virtuales conozcan el evento  y crear expectación previamente que guarden su valioso tiempo para sentarse frente al dispositivos móvil u ordenador y ver qué tienes que comunicarles. Por otra parte, el contacto posterior con los asistentes alargará la vida de tu evento y creará comunidad, ten en cuenta también que puedes colgarlo para que otros asistentes puedan visualizarlo bajo demanda.

3. Planifica

El formato y la estrategia de comunicación es muy importante, si tienes un poco de presupuesto valora la posibilidad de contratar un moderador o un maestro de ceremonias que asegure el buen ritmo del evento.

4. Piensa en la duración

Ojo, porque no podemos diseñar un evento virtual o híbrido como si fuera uno presencial, los primeros deberían ser mucho más cortos. Piensa que aquí no hay coffee breaks y los asistentes tienen la posibilidad de levantarse de la sala sin llamar la atención. Cuando hablamos de eventos digitales, híbridos o virtuales, hay que acordarse de aquello de “lo bueno si breve, dos veces bueno”.

5. Anima a la participación

En los eventos híbridos el engagement es aún más difícil que en los eventos físicos o presenciales, por lo que los elementos que aseguren interacción como un chat, la integración de redes sociales o la gamificación ayudarán al éxito de tu evento.

Con seguridad en un tiempo volveremos a los eventos presenciales, a los debates informales en el coffee break y al deseado efecto WOW tan difícil de conseguir en el mundo virtual. Pero la digitalización de los eventos ha venido para quedarse, como una herramienta para llegar a más gente, durante más tiempo, que perdurará sin competir con el evento presencial, sino enriqueciéndolo y complementándolo.

¿Estás interesado en hacer un evento virtual?

Eventos y selección natural

Parece que fue ayer cuando todos íbamos a la carrera en nuestro día a día a día frenético lleno de eventos y reuniones, sin tiempo de gestionar ni las propias agendas. En apenas unas semanas, el COVID-19 nos ha hecho parar en seco y chocar contra un muro hecho de planes interrumpidos y eventos cancelados.

El crecimiento del sector MICE se ha detenido abruptamente en esta guerra donde el enemigo común es un virus invisible, un bicho que ha cambiado todas las reglas del juego. Hemos dejado de pensar en la tecnología audiovisual, la logística y el ROI de los eventos, para preocuparnos por nuestras necesidades más primarias, como la salud, la seguridad y el futuro.

En esta situación en la que nada parece real, nos sentimos extraños, vulnerables y aislados; pero ahora más que nunca, y como los ratoncillos del libro ¿Quién se ha llevado mi queso?, tenemos que elegir entre lamentarnos, o ponernos las zapatillas de correr para buscar soluciones ante los enormes cambios y retos que tendremos que afrontar a medio plazo.

En medio de esta incertidumbre lo único que parece claro es que nos defenderemos mejor unidos. Ahora es el momento ideal para desarrollar proyectos asociativos y tener muy presente aquello de renovarse o morir. Participar en las asociaciones, reflexionar juntos y crear comunidad es clave para encontrar soluciones a las necesidades comunes.

Este es el momento ideal para la comunicación y las reuniones, aunque tengan que ser virtuales. Aprovechemos esta oportunidad de oro para llegar preparados a línea de salida, rápidos y ágiles cuando podamos volver a organizar eventos presenciales.

¿Estás interesado en hacer un evento virtual?

La hora de los eventos virtuales

La hora de los eventos virtuales

En estos tiempos difíciles y llenos de malas noticias, la crisis del Coronavirus obliga a iniciar un cambio obligado de urgente transformación digital, a diseñar estrategias e infraestructuras digitales y a implementarlas rápido para poder luchar mejor contra la expansión y las nuevas olas del COVID-19.

Esta pandemia ha revuelto todo lo que teníamos preconcebido, pero también ha hecho aún más imprescindible la conectividad, porque la comunicación, el acceso a la información y a los servicios online, y el intercambio de ideas con otras personas, negocios y organizaciones es uno de los recursos más importantes y necesarios ante un desastre biológico como este, que ha obligado al planeta entero al aislamiento y la paralización.

Tenemos todos el reto de agilizar nuestros procesos para comunicarnos virtualmente, de mejorar la tecnología para facilitar y mejorar la comunicación a través de internet, y de descubrir que, en estos momentos cuando más necesitamos el contacto de nuestros colegas, amigos y clientes,  los eventos virtuales pueden ser tan interesantes y vivos como en circunstancias normales son los eventos presenciales. 

¿Estás interesado en hacer un evento virtual?

Los niveles de asistencia y participación en eventos virtuales se han multiplicado por 30 con el confinamiento, haciendo que en todas las compañías se considere esta opción de comunicación como la única posible durante el estado de alarma y las semanas posteriores. 

En todo el mundo se están desarrollando innovadoras aplicaciones  de reconocimiento facial, herramientas que faciliten el reporte de datos como la temperatura corporal, desarrollos y tecnologías que serán aplicables después a muchos otros campos, y que sin duda impulsarán la evolución y dirección de la información al asistente en nuestro amado sector de los eventos.  

Impulsados por la necesidad, usaremos la nube, el big data y aplicaciones de inteligencia artificial para prevenir nuevas olas del virus; la parte buena es que cuando todo mejore y estemos más cerca de la normalidad, podremos usar esas mismas tecnologías mejoradas para medir, y dirigir la información a los asistentes de nuestros eventos presenciales, que tendrán un ROI mucho más garantizado pudiendo segmentar la información que les ofrecemos según sus preferencias, cultura, situación geográfica e intereses.