5 claves para organizar mejores eventos virtuales

Usuario en un evento virtual

Las crisis son el momento perfecto para innovar. Una vez nos hemos levantado viendo pajaritos tras el KO técnico que nos ha producido el Coronavirus, estamos empezando a levantar la cabeza para ver en qué dirección tenemos que correr cuando tengamos capacidad de movimiento.

Está claro que esta es una gran oportunidad de mejorar nuestros procesos, avanzar en la digitalización de nuestras compañías, y afianzar tanto el teletrabajo como la interacción en remoto, porque ahora, no tenemos más remedio que adaptarnos rápido a las nuevas circunstancias.

Pero tenemos que pensar a largo plazo: ¿Qué va a pasar después?

Es casi seguro que vamos a estar una temporada con múltiples restricciones que afectarán a nuestra manera de relacionarnos, movernos, reunirnos y por supuesto, a la capacidad que tendremos para organizar eventos.

Aquí es donde los eventos virtuales, y los eventos híbridos (que combinan público presencial con asistentes virtuales), van a tener una mayor utilidad, no sólo por la capacidad de llevar una presentación a cientos o miles de asistentes en remoto, sino porque además, pueden integrar otras dinámicas de interacción como chats, redes sociales, votación interactiva, encuestas y mucho contenido adicional para enriquecer la experiencia del usuario y hacer que la comunicación sea realmente bidreccional.

Sabemos que utilizar streaming para hacer eventos virtuales como presentaciones de producto, webminars, o formaciones tiene sin duda muchas ventajas, tantas, que durante años hemos temido su proliferación como un preludio del fin del reinado de los eventos presenciales.

Sin embargo, no todo vale en este campo de la comunicación digital en eventos. Hay cinco aspectos que debemos tener muy en cuenta si queremos asegurar el éxito nuestros eventos virtuales:

1. Usa un sistema profesional

Esta es la base. Utiliza un buen proveedor técnico y asegúrate que todos los puntos que intervienen tienen suficiente conectividad, con suficiente capacidad en las líneas dedicadas para el evento, y que tienen posibilidad de facilitarte las estadísticas de la conexión.

2. Comunica tu evento antes y después de su celebración

Es importante realizar una buena comunicación previa para que tus asistentes virtuales conozcan el evento  y crear expectación previamente que guarden su valioso tiempo para sentarse frente al dispositivos móvil u ordenador y ver qué tienes que comunicarles. Por otra parte, el contacto posterior con los asistentes alargará la vida de tu evento y creará comunidad, ten en cuenta también que puedes colgarlo para que otros asistentes puedan visualizarlo bajo demanda.

3. Planifica

El formato y la estrategia de comunicación es muy importante, si tienes un poco de presupuesto valora la posibilidad de contratar un moderador o un maestro de ceremonias que asegure el buen ritmo del evento.

4. Piensa en la duración

Ojo, porque no podemos diseñar un evento virtual o híbrido como si fuera uno presencial, los primeros deberían ser mucho más cortos. Piensa que aquí no hay coffee breaks y los asistentes tienen la posibilidad de levantarse de la sala sin llamar la atención. Cuando hablamos de eventos digitales, híbridos o virtuales, hay que acordarse de aquello de “lo bueno si breve, dos veces bueno”.

5. Anima a la participación

En los eventos híbridos el engagement es aún más difícil que en los eventos físicos o presenciales, por lo que los elementos que aseguren interacción como un chat, la integración de redes sociales o la gamificación ayudarán al éxito de tu evento.

Con seguridad en un tiempo volveremos a los eventos presenciales, a los debates informales en el coffee break y al deseado efecto WOW tan difícil de conseguir en el mundo virtual. Pero la digitalización de los eventos ha venido para quedarse, como una herramienta para llegar a más gente, durante más tiempo, que perdurará sin competir con el evento presencial, sino enriqueciéndolo y complementándolo.

¿Estás interesado en hacer un evento virtual?